Оператором Съезда стала команда ПВОEVENT.
На площадке была организована регистрация участников, работа двух конференц-залов, прямая трансляция Пленарного заседания и трёх тематических секций, обед и кофе-брейк.
Разработан дизайн заставок, баннеров, сувенирной продукции Съезда. Изготовлены ручки, блокноты, сумки и бейджи. На площадке были смонтированы баннерные конструкции и ролл-апы, организована навигация участников Съезда и работа волонтёров.
Также была проведена работа по освещению мероприятия в СМИ. Разработана форма регистрации онлайн участников Съезда, а также организованы e-mail и смс-рассылки для зарегистрированных участников Съезда.
Для экспертов Съезда был организован трансфер из других регионов и проживание в конгресс-отеле "Малахит".